Pakiet dla zarządcy: co WolnyParking robi dla wspólnoty mieszkaniowej

Pięć podstawowych modułów

W docelowej wersji aplikacja ma pięć głównych modułów zaprojektowanych pod pracę zarządcy wspólnoty. Cztery z nich są już zbudowane i działają, piąty jest w aktywnym rozwoju.

Gotowe są: moduł elektronicznych głosowań nad uchwałami, moduł zgłoszeń awarii i usterek, moduł publikacji uchwał i ogłoszeń oraz system powiadomień z targetowaniem grup mieszkańców. W przygotowaniu jest piąty moduł, rozliczenia czynszowe, który ma dać mieszkańcowi wgląd w stan jego konta, historię opłat i szczegóły rozliczeń wspólnoty. Do tego jako osobna, opcjonalna funkcja jest asystent AI, który spina wszystko, co dzieje się w aplikacji, i można go dostroić pod konkretne osiedle.

Każdy z tych modułów brał się z realnej obserwacji, nie z planu stworzonego na zapas. Poniżej opisuję, co konkretnie robią.

Zgłoszenia awarii i usterek

Typowa scena w życiu zarządcy: w bloku B przestaje działać winda. W ciągu pół godziny do biura wspólnoty dzwoni sześciu różnych mieszkańców, żeby to zgłosić. Każdy z nich opisuje dokładnie to samo, każdy oczekuje odpowiedzi, każdy zabiera parę minut pracownikowi biura. Żaden z nich nie wie o pozostałych pięciu. Pracownik biura odbiera pięć razy to samo, pięć razy tłumaczy, pięć razy zapisuje.

W aplikacji to wygląda inaczej. Pierwszy mieszkaniec zgłasza awarię, wybiera kategorię (winda, wyciek, uszkodzenie, inne), dodaje krótki opis. Zgłoszenie pojawia się od razu w panelu zarządcy i jednocześnie w aplikacji pozostałych mieszkańców. Wszyscy widzą, że ktoś już to zgłosił. Zarządca przypisuje status (przyjęte, w trakcie, naprawione), dodaje komentarz. Mieszkańcy widzą status na bieżąco. Pozostałe pięć osób nie musi dzwonić, bo widzi, że sprawa jest już w systemie.

Zarządca ma wszystko w jednym miejscu, posortowane chronologicznie, z historią statusów i komentarzy. Może w każdej chwili sprawdzić, które zgłoszenia są stare i nierozwiązane, które zostały odrzucone i dlaczego, które zostały naprawione i kiedy. Jeśli przyszedł nowy pracownik biura, wszystko, co wiedział poprzedni, jest w bazie, a nie w jego głowie.

Publikacja uchwał i ogłoszeń

Tablica ogłoszeń w klatce schodowej nie działa. Każdy zarządca to wie, choć mało kto głośno mówi. Mieszkańcy jej nie czytają, zapominają, przechodzą obok, nie zauważają nowych kartek wśród starych. Mailingi giną w spamie albo są odbierane przez osoby, które nie patrzą w pocztę częściej niż raz na tydzień. Informacja o planowanym wyłączeniu wody we wtorek wysłana w niedzielę dociera do części mieszkańców dopiero w środę, kiedy już po wyłączeniu.

Moduł ogłoszeń w aplikacji zastępuje te dwa kanały naraz. Zarządca publikuje ogłoszenie bezpośrednio z panelu, z kategorią (informacja, ostrzeżenie, parking, pilny alert), z możliwością dołączenia PDF-a, zdjęcia lub linku do wideo. Ogłoszenie trafia do mieszkańców jako powiadomienie push i w formie listy w aplikacji. Każde ogłoszenie ma swoje potwierdzenia odczytu. Zarządca widzi, ilu mieszkańców je przeczytało. Ważne komunikaty można przypiąć na górze listy, żeby nie wpadły w zapomnienie.

To samo miejsce obsługuje publikację uchwał wspólnoty z pełnym tekstem i załącznikami PDF. Mieszkaniec widzi uchwały historyczne, może je przeszukać, może je pobrać. Zarządca ma pewność, że dokument, który opublikował, dotarł do odbiorców, bo widzi liczniki odczytów, nie domyśla się ich.

System powiadomień z targetowaniem grup

Aplikacja używa dwóch kanałów powiadomień: SMS i push. SMS idzie do rzeczy, które wymagają reakcji i są pilne: na przykład informacja o rozpoczęciu głosowania nad uchwałą albo o tym, że mieszkaniec właśnie otrzymał odpowiedź na swoje zgłoszenie awarii. Push idzie do komunikatów ogólnych, które mieszkaniec może przeczytać przy okazji.

Najważniejsza rzecz w całym systemie powiadomień to możliwość wysyłania ich do konkretnych grup, a nie zawsze do wszystkich mieszkańców. Zarządca może wysłać ogłoszenie tylko do bloku E (bo tam jest remont klatki), tylko do właścicieli garaży podziemnych (bo wyłączenie prądu dotyczy tylko tej części), tylko do rodzin zapisanych do konkretnego wydarzenia wspólnotowego. Ta funkcja jest prozaiczna technicznie, ale kolosalnie ważna praktycznie, bo powiadomienia, które docierają do osób, których nie dotyczą, z czasem są po prostu wyciszane. A wtedy żadne powiadomienie nie działa.

Elektroniczne głosowania nad uchwałami: trzy tryby

Z punktu widzenia zarządcy głosowania są prawdopodobnie najważniejszym modułem w całej aplikacji. Po pierwsze dlatego, że rozwiązują bolesny, kosztowny i wielomiesięczny problem dogłosowywania uchwał, o którym pisałem w poprzednim tekście. Po drugie dlatego, że są najbardziej skomplikowaną funkcją i wymagają największej ostrożności projektowej.

Moduł głosowań zbudowałem z myślą o różnorodności mieszkańców osiedla. W każdej wspólnocie jest cały przekrój wiekowy i technologiczny. Są młodzi, którzy żyją w smartfonie, są starsi, którzy aplikacji nie zainstalują nigdy, i są ci pomiędzy, którzy wolą papier. Wszyscy mają takie same prawa głosu i wszystkich trzeba obsłużyć.

Dlatego są trzy tryby głosowania:

Pierwszy: bezpośrednio w aplikacji. Mieszkaniec loguje się, przechodzi do zakładki Głosowania, wybiera aktywną uchwałę, czyta jej treść i załącznik PDF, klika „Zagłosuj”. System weryfikuje tożsamość kodem SMS wysłanym na numer powiązany z kontem, mieszkaniec wpisuje kod i oddaje głos: ZA, PRZECIW albo WSTRZYMUJĘ SIĘ. Po oddaniu głos jest ostateczny, tak samo jak przy głosowaniu papierowym. Tajność jest pełna: ani zarządca, ani administrator aplikacji nie widzą, jak zagłosował konkretny mieszkaniec. Widoczne są tylko zbiorcze wyniki.

Drugi: głosowanie asystowane. Osoba z uprawnieniami (na przykład przedstawiciel wspólnoty) oddaje głos w czyimś imieniu bezpośrednio w aplikacji. Najczęściej dotyczy to osób starszych, które dzwonią do przedstawiciela i proszą o oddanie głosu w ich imieniu. System zapisuje, kto oddał głos za kogo, z pełnym śladem operacji, na wypadek ewentualnego audytu.

Trzeci: głosowanie offline. Zarządca wprowadza do aplikacji głos, który wpłynął w formie papierowego arkusza, dla mieszkańców, którzy w ogóle nie korzystają z telefonu ani aplikacji i chcą zagłosować starym sposobem. Ten głos trafia do tego samego rejestru, z tą samą strukturą danych i tą samą historią co głosy oddane w aplikacji.

Wszystkie trzy tryby korzystają z jednego wspólnego rejestru wyników. Dla zarządcy oznacza to jedno miejsce z pełnym obrazem głosowania zamiast trzech osobnych list, które trzeba ze sobą zgadzać. Oznacza to też pełną digitalizację procesu i możliwość audytu w każdej chwili. Jeśli ktoś kiedyś zakwestionuje wynik uchwały, zarządca ma w aplikacji chronologiczny ślad, kiedy dany głos wpłynął, jakim trybem został oddany, przez kogo wprowadzony w przypadku trybu offline, i jaki był wynik końcowy z kworum.

Nie jest to drobnostka prawna. Uchwała wspólnoty ma realne skutki (wpływa na budżet, remonty, stawki czynszów) i papierowy zeszyt w szafie od dłuższego czasu przestał być wystarczającym dowodem na wypadek sporu. Cyfrowa ścieżka audytu jest bezpieczniejsza dla zarządcy, niż się powszechnie sądzi.

Głosowanie, które samo wie, kiedy się skończyć

Jedna z funkcji, która szczególnie odciąża zarządcę, to możliwość ustawienia progu automatycznego zamknięcia głosowania. Zarządca, tworząc uchwałę, wybiera warunek typu „zamknij głosowanie, gdy ponad pięćdziesiąt procent udziałów zagłosuje ZA” (albo analogicznie PRZECIW, albo oba progi naraz). Od tego momentu głosowanie żyje samodzielnie: mieszkańcy oddają głosy w swoim tempie, system liczy wyniki na bieżąco, a kiedy warunek zostanie spełniony, głosowanie zamyka się automatycznie i generuje protokół.

Dla zarządcy to są dwie istotne rzeczy w jednym. Po pierwsze, nie musi codziennie sprawdzać, czy trzeba już coś ręcznie zamykać. Uruchamia głosowanie i tylko obserwuje postęp. Po drugie, mieszkańcy nie są uwiązani do nagłego deadline’u typu „masz godzinę, zagłosuj, bo inaczej przepadnie”. Jeśli uchwała ma już wymaganą większość, głosowanie zamyka się od razu, bez czekania do formalnego końca terminu. W praktyce oznacza to, że większość uchwał, które mają stosunkowo oczywisty wynik, kończy się w pierwszych dniach, a nie w ostatniej godzinie. Głosowania kontrowersyjne, w których warunek progowy nie jest osiągany, i tak lecą do końca pierwotnego terminu. Tam auto-zamknięcie nie ma zastosowania i obowiązuje klasyczny deadline z kworum.

To jest funkcja, która była jedną z pierwszych rzeczy, o które zapytał zarządca podczas naszej rozmowy o wdrożeniu. Po jego reakcji zrozumiałem, ile ręcznej pracy oszczędza mu pojedynczy automat tego typu.

Rejestr uprawnionych do głosowania

Wszystkie moduły dla zarządcy spaja jeden kluczowy element, który jest jednocześnie najbardziej chronionym fragmentem aplikacji. To rejestr uprawnionych do głosowania, czyli lista właścicieli mieszkań prowadzona wyłącznie przez zarządcę, wprowadzana na podstawie danych z ksiąg wieczystych.

Do tego rejestru nie mają dostępu mieszkańcy. Widzi go tylko zarządca i tylko on może go uzupełniać lub modyfikować. Aplikacja może być używana przez znacznie szerszą grupę osób niż tylko właściciele mieszkań (domowników, najemców, członków rodzin, gości), ale pełne prawa, w szczególności oddanie głosu w uchwale, ma tylko ten, czyje dane zgadzają się z pozycją w rejestrze uprawnionych.

Taka konstrukcja realizuje dwie rzeczy jednocześnie. Po pierwsze, technicznie zabezpiecza głosowania. Nie da się zagłosować bez bycia na liście uprawnionych, a każdy próbujący to zrobić dostaje jednoznaczny komunikat z prośbą o kontakt z zarządcą. Po drugie, pozwala zarządcy bardzo precyzyjnie kierować komunikację. Wybór „ten komunikat idzie do właścicieli z bloku E” albo „ten alert tylko do rodzin z dziećmi w wieku szkolnym” jest możliwy tylko wtedy, gdy rejestr mieszkańców jest prowadzony uczciwie i systematycznie.

Dane w rejestrze są szyfrowane na poziomie bazy danych. Wersja algorytmu, z której korzysta aplikacja, to AES-256-CBC, standardowy, sprawdzony protokół dla danych wrażliwych. Zarządca ma obowiązek prowadzić ten rejestr zgodnie z RODO, ale aplikacja nie wymaga od niego przechowywania danych, których nie musi trzymać. Rejestr jest minimalny: imię, nazwisko, mieszkanie, udział w nieruchomości wspólnej, numer telefonu do głosowań.

Asystent AI jako funkcja dodatkowa

Poza pięcioma podstawowymi modułami aplikacja oferuje osobną, opcjonalną funkcję: asystenta AI. Nie jest to generyczny chatbot. Jest to narzędzie zasilone bazą wiedzy udostępnioną przez zarządcę, które odpowiada mieszkańcom na konkretne pytania o ich własne osiedle: regulaminy, harmonogramy odbioru odpadów, kontakty do administracji, zasady korzystania z przestrzeni wspólnej, lokalne realia okolicy. Mieszkaniec, który chce zapytać „kiedy odbierają szkło w bloku C”, dostaje odpowiedź od ręki, bez dzwonienia do biura wspólnoty.

Asystent AI jest oferowany jako dodatkowa funkcja, osobno od podstawowego abonamentu, bo nie każdemu zarządcy jest potrzebny, a koszt jego utrzymania jest istotny. Można go dobrać opcjonalnie albo wynegocjować w pakiecie. Jakość odpowiedzi asystenta zależy w 100% od tego, jak dokładnie zarządca uzupełni jego bazę wiedzy. Garbage in, garbage out. Tej zasady nie da się obejść.

Model rozliczeniowy: przypomnienie

Dla porządku, bo opisałem go w poprzednim tekście: model płatności to miesięczna subskrypcja, jedna faktura dla zarządcy lub wspólnoty, abonament uzależniony od wielkości osiedla i liczby mieszkań. W cenie jest zaszyty pakiet SMS-ów wystarczający dla typowego osiedla. Asystent AI to opcja dodatkowa. Wysokość abonamentu staram się utrzymywać na poziomie, który mieści się w zwykłych kosztach operacyjnych wspólnoty, nie jako nowa, trudna pozycja w budżecie.

Zaproszenie do rozmowy

Jeśli prowadzisz osiedle albo wspólnotę, gdzie którykolwiek z opisanych problemów (głosowania uchwał, chaos zgłoszeń awarii, komunikacja ogłoszeniowa, niedocieranie powiadomień) jest dla Ciebie uciążliwy, chętnie porozmawiam. Nie mam gotowego schematu sprzedażowego ani prezentacji w PowerPoincie. Mam natomiast działającą aplikację, pierwsze wdrożenie na zamkniętym osiedlu w Kielcach, którym się opiekuję od kilku miesięcy, i gotowość pokazania, jak to wygląda na żywo. Spotkanie może być online albo stacjonarnie, w Kielcach lub w Warszawie, zależnie od tego, gdzie Ci wygodniej.

Kontakt mailowy: kontakt@wolnyparking.pl